Le nuove tecnologie digitali ricoprono un ruolo davvero fondamentale nella quotidianità di qualsiasi persona, in ogni ambito possibile. Questo è valido anche in un contesto professionale, dove proprio grazie al digitale il concetto di lavoro si è ampliato, rendendo “virtuale” lo spazio fisico attraverso il principio dello Smart Working. Ciò significa che comunicazione e collaborazione sono svincolati da una sede operativa fisica.
In questo articolo dunque, vedremo insieme in che modo si possono inserire le nuove tecnologie nei modelli organizzativi attuali, e chiaramente quali sono all’atto pratico tali tecnologie.
Sommario
Modelli organizzativi e nuove tecnologie digitali
Ancora prima di avviare una qualsiasi attività di Smart Working, è opportuno portare a compimento un’attenta analisi di quella che è la dotazione tecnologica a disposizione. Questa fase è di fondamentale importanza per capire la reale fattibilità del progetto e per valutare se sia necessario introdurre nuovi strumenti di lavoro. Al contrario, inserire nuove tecnologie informatiche senza considerare quelli che sono gli impatti sui modelli organizzativi, potrebbe rivelarsi un errore.
Parliamo di una situazione che tra l’altro in passato si verificava piuttosto di frequente, e che faceva correre il rischio di non sfruttare pienamente le potenzialità di questi strumenti così innovativi, e nemmeno di comprendere l’impatto che questi avevano sui comportamenti delle persone. Tra l’altro, a prescindere dallo Smart Working, introdurre competenze e tecnologie digitali è doveroso al fine di gettare le fondamenta di iniziative future che potranno apportare delle modifiche proprio sul modello organizzativo.
In altre parole, la difficoltà primaria non risiede tanto nell’introdurre i nuovi strumenti o nella loro scelta, quanto piuttosto nel trovare il modo di farli utilizzare nella maniera corretta. Lo scopo dunque, è che le tecnologie digitali possano influenzare positivamente le modalità di lavoro, così da creare collaborazioni più coinvolgenti e mature, e relazioni innovative.
Smart Working: ambiti tecnologici
Le tecnologie digitali di Smart Working consentono una tipologia di lavoro più flessibile per le persone, e questo concetto è valido sia all’interno che all’esterno delle sedi aziendali. Possiamo raggruppare tali tecnologie in quattro grandi famiglie:
• Social collaboration.
In questo primo gruppo troviamo troviamo tutti quegli strumenti utili a favorire i flussi comunicativi. La finalità di questi strumenti è quella di creare opportunità innovative di relazione, condivisione e collaborazione. Tra i principali troviamo sicuramente le video conferenze e gli strumenti di messaggistica istantanea. L’utilizzo corretto di queste tecnologie conduce verso una migliore interazione tra colleghi e clienti, dunque verso una rinnovata comunicazione e collaborazione tra persone che non necessariamente devono trovarsi nello stesso luogo fisico. I vantaggi della social collaboration sono evidenti e innegabili. Per i collaboratori troviamo implicazioni positive sotto l’aspetto organizzativo della loro quotidianità. Per le aziende invece, costi inferiori da sostenere legati alle trasferte.
• Security.
Nella seconda famiglia troviamo tecnologie che consentono un accesso flessibile e immediato con qualsiasi device ad un ambiente contenente dati, applicativi e informazioni, in maniera totalmente sicura. Tutto questo chiaramente preservando quella che è l’integrità di tali dati. In questo gruppo rientrano sia strumenti più tradizionali come le VPN (Virtual Private Network), che altri basati sulla virtualizzazione in Cloud. Nel momento in cui si implementa un progetto di Smart Working, è di fondamentale importanza che si possa garantire un canale realmente sicuro per l’accesso da remoto. Parliamo dunque di soluzioni essenziali pensate per tutelare i dati inviati e ricevuti, che in origine erano maggiormente adottate solamente dalle grandi organizzazioni, ma che ad oggi sono necessarie anche per le piccole e medie realtà. Questa è una delle sezioni più importanti da tenere in considerazione, perché oltre agli strumenti occorre anche un’accurata formazione dei collaboratori, al fine di renderli consapevoli di quanto siano importanti i giusti comportamenti. L’errore di un singolo infatti, può compromettere l’integrità dell’intero sistema.
• Mobility.
In questo caso si parla di dispositivi oramai quasi naturalmente presenti in ogni abitazione, e che permettono l’accesso a servizi professionali in mobilità. Parliamo dunque di smartphone, PC, Notebook e tablet, utilizzabili per lavorare da casa o da qualunque posto ci si trovi. Nonostante la diffusione di questi strumenti sia notevolmente aumentata negli ultimi anni, non sempre sono sufficienti per svolgere regolarmente l’attività lavorativa. Questa situazione chiaramente va ad incidere sul modo in cui tale lavoro viene organizzato. Il motivo è molto semplice: molto spesso i devices vengono assegnati a seconda dell’inquadramento professionale, piuttosto che sulla base delle reali specifiche esigenze. Una soluzione a questa problematica potrebbe provenire da policy di “Bring-Your-Own-Device”, che prevede, previo particolari accordi, l’utilizzo degli strumenti informatici personali da parte dei collaboratori. Questa soluzione offre un valore aggiunto da non sottovalutare, ovvero che tali strumenti personali non necessitano di una fase di apprendimento iniziale perché sono già ben conosciuti dagli utilizzatori.
• Workspace Technology.
La quarta famiglia include le tecnologie che consentono l’utilizzo più flessibile ed efficace di quelli che sono gli ambienti fisici. Questo permette una migliore fruibilità degli stessi, ma anche di migliorare la qualità della vita lavorativa nelle sedi aziendali, a tutto vantaggio delle produttività e della resa finale dei collaboratori. Tra questi strumenti troviamo sicuramente le connessioni wireless, gli strumenti per le videoconferenze o i sistemi di stampa centralizzati, che permettono di operare su ogni stampante solamente inserendo quelle che sono le proprie credenziali rilasciate dall’amministratore di sistema, o in alternativa confermando il processo di stampa solamente con il proprio bagde aziendale.
Tecnologie digitali e diffusione nelle aziende
Nelle grandi aziende, a prescindere o meno dalla presenza di attività di Smartworking, alcune tecnologie digitali che consentono il lavoro da remoto sono oramai ampiamente diffuse. Tra queste in particolar modo troviamo quelle legate alla sicurezza e all’accessibilità dei dati da postazioni remote e da differenti apparati. Un tipico esempio è rappresentato dalle applicazioni mobili appositamente progettate. Altrettanto spesso possiamo trovare anche servizi di “social collaboration”, che vengono integrati per supportare la condivisione della conoscenza e la collaborazione tra i dipendenti.
Decisamente meno impiegate invece sono le tecnologie correlate allo spazio di lavoro, che consentono un utilizzo più agevole degli ambienti, e che favoriscono all’interno delle sedi aziendali il cosiddetto lavoro in mobilità. Il grosso problema però, non risiede tanto nella diffusione di tutte queste tecnologie quanto nella reale capacità del loro utilizzo, che in alcuni casi non è nemmeno sufficiente per permettere il normale svolgimento delle attività lavorative in Smart Working. Ad ogni modo, una dotazione tecnologica standard solitamente include:
• Pc portatile
• Virtual Private Network (VPN)
• Servizi di “social collaboration”
Solamente quando strettamente necessario invece, vengono introdotti anche devices per lavorare in mobilità, come smartphone e tablet.
Smart Working: limiti culturali e tecnologici
Lo Smart Working implica inevitabilmente anche un cambiamento culturale piuttosto profondo, che allo stato attuale delle cose rappresenta ancora un ostacolo, seppur con il tempo sia andato comunque attenuandosi. Ad ogni modo, ad oggi emergono alcune criticità e determinate barriere che limitano le reali potenzialità delle nuove tecnologie digitali.
Tra i principali ostacoli infatti, troviamo ad esempio una trasformazione digitale non ancora completata. Analizzando la situazione a più ampio spettro, possiamo vedere come l’Europa ci veda come fanalino di coda proprio in merito alla digital transformation. Si parla di limiti di mentalità che portano al secondo grande ostacolo, ovvero quello di una scarsa efficacia della collaborazione virtuale.
In altre parole, si crede poco nel sistema e di riflesso ne risente anche la qualità del lavoro. Ad ogni modo, anche nel momento in cui la dotazione tecnologica iniziale non è ancora al giusto livello, è opportuno comunque avviare un progetto di Smart Working. Solamente agendo sul campo infatti, è possibile evidenziare quali saranno gli strumenti e le applicazioni di cui l’azienda necessiterà per lavorare a regime in questa modalità.
