Guida alla Digital Transformation per la crescita del tuo business: i flussi di lavoro

Digital-Transformation

Indice dei contenuti

Cos’è la Digital Transformation? È un processo, prima di tutto culturale e tecnologico, in cui sostanzialmente i flussi e gli ambienti di lavoro si trasformano per migliorare l’efficienza e la produttività delle Aziende.

“È tempo che le PMI investano in tecnologie e soluzioni innovative per incrementare la produttività aziendale e rispondere alle nuove esigenze del mondo del lavoro.” Brother.it

La Digital Transformation risponde sostanzialmente a queste 2 domande:

    1. Come migliorare il modo di lavorare all’interno delle PMI?
    2. Come rimuovere gli ostacoli che si frappongono al raggiungimento dei risultati desiderati?

Digital Transformation alleata del tuo Business

La Digital Transformation agisce orientando dinamiche professionali e lo stile di vita delle persone verso una migliore gestione dell’esperienza, dell’efficienza operativa, della customer experience, dell’innovazione dei prodotti e servizi, attraverso tecnologie che riguardano il flusso di lavoro nella sua totalità, cloud, data security, analytics e sostenibilità.

Un trend che, ormai, domina e influenza le vite di tutti; dal Machine Learning all’intelligenza artificiale, alla problematica della gestione dei Dati e della sicurezza informatica, la trasformazione in atto interessa l’intera società e la politica, in un mondo dominato dal digitale.

Conoscere il fenomeno vuol dire dotarsi degli strumenti adeguati al cambiamento, quelli in grado di offrire a dipendenti, clienti/utenti l’ambiente ideale per ottenere gli opportuni risultati di Business.

Ecco perché se non l’hai ancora fatto, dovresti cominciare a ripensare alla tua Attività in termini di Digital Transformation.

Scopri le tecnologie al centro dell’innovazione Digitale

Il Report

Un recente Report realizzato da Brother assieme a Savanta, ha evidenziato come la Digital Transformation sia ormai il coefficiente della svolta economica e sociale del 21esimo secolo, tramite l’adeguamento delle tecnologie aziendali e della forma mentis associata al lavoro.

Com’è stato realizzato il Report

Il report Brother si è basato su 893 sondaggi online con decision maker aziendali e IT, che lavorano in PMI con un numero di dipendenti compreso tra 10 e 499 in diversi mercati dell’Europa occidentale.

La ricerca sul campo è stata svolta nel 2019 e all’inizio del 2020. Le rilevazioni sono state equamente suddivise tra decision maker aziendali (448) e decision maker IT aziendali (445) entrambi a livello strategico.

Settori sottoposti al sondaggio: Assistenza sanitaria- Vendite al dettaglio – Logistica – Settore alberghiero, ristorazione e imprese ricettive – Trasporto e stoccaggio – Servizi professionali – Produzione –  Servizi finanziari –  Istruzione – 51 Edilizia e ulteriori rilevazioni sono state effettuate in altri settori, tra cui energia, prodotti farmaceutici, agricoltura, difesa, proprietà e immobili, sport e intrattenimento.

Parola chiave: la gestione dei flussi di lavoro digitali

Presupposto fondamentale per una trasformazione completa dell’attività professionale, finalizzata all’ottenimento di risultati soddisfacenti, competitivi e in linea con le esigenze espresse dal mercato moderno è la gestione dei flussi di lavoro digitali.

Brother con i suoi 4 report dettagliati ci guida nella scoperta delle opportunità e dell’importanza di diventare parte integrante della Digital Transformation in corso, in prima istanza attraverso la trasformazione (e il miglioramento) dei flussi di lavoro.

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Flussi di Lavoro digitali per migliorare le dinamiche della tua Azienda

L’obiettivo di ogni azienda per il raggiungimento dei risultati prospettati a inizio anno, è quello di diventare sempre più efficiente e di conseguenza, ottenere maggiore redditività.

La gestione dei flussi di lavoro è al centro della questione efficienza, in quanto gran parte degli ostacoli delle PMI derivano da quest’ultima.

Grazie alle buone pratiche, i casi studio e alla conoscenza delle tecnologie appropriate, scoprirai come snellire le attività burocratiche che rallentano i processi aziendali e ottenere i vantaggi competitivi con i giusti investimenti.

Dal Report è emerso, infatti che “un’alta percentuale di PMI si trova ad affrontare problematiche legate alle tecnologie digitali che ostacolano il raggiungimento dei loro obiettivi aziendali.”

I 5 principali ostacoli nelle priorità aziendali:

  1. Difficoltà a mantenersi aggiornati con le normi vigenti (62%);
  2. Difficoltà a garantire la sicurezza dei dati (65%);
  3. Processi Manuali da digitalizzare (66%);
  4. Perdita di tempo a causa della duplicazione del lavoro tra i sistemi (63%);
  5. Mancanza delle competenze necessarie all’interno dell’Azienda (64%).

Italia e Digital Transformation: processo chiave per i 2/3 delle Aziende

In Italia sono il 68%, circa i 2/3 le aziende che dichiarano di aver digitalizzato i flussi di lavoro, perdendo di vista, però, il vero potenziale della digitalizzazione: lo smistamento e la scansione dei documenti, che risulta lenta e poco efficiente.

Per documenti s’intendono anche cartelle cliniche, documenti legali, posta, spesso smistati manualmente e che le Aziende vorrebbero fossero selezionare in modo automatico.

Il 60% delle aziende perde tempo in compiti di tipo amministrativo come “l’acquisizione, l’identificazione e l’archiviazione dei dati che potrebbero essere automatizzati con soluzioni intelligenti sul posto di lavoro”; soluzioni che, per il 65% delle Imprese, renderebbe più semplice lavorare su più sistemi, su cui, infatti, si duplicano gli sforzi.

Un vero e proprio ostacolo alla crescita dei profitti e della produttività aziendale.

Le soluzioni intelligenti per la Digital Transformation: le stampanti “tuttofare”

Rendere più intelligenti, fluidi e veloci i flussi di lavoro, è possibile grazie ad alcune tecnologie come stampanti multifunzione e scanner che integrino:

  • Personalizzazione completa del layout visivo sul touchscreen del dispositivo;
  • Aggiunta di sfondi e icone personalizzati per il branding e l’identificazione;
  • Creazione di flussi di lavoro su misura, comprese le destinazioni “scan-to” personalizzate.

Questo è possibile grazie a soluzioni che contemplino in un solo applicativo 4 tecnologie Fondamentali per le PMI come:

  1. Identificazione e archiviazione automatica dei documenti scansionati;
  2. Introduzione di scenari basati su regole automatizzate (per esempio esecuzioni basate sul verificarsi di condizioni) migliorabili costantemente attraverso il Machine Learning e l’Intelligenza Artificiale;
  3. Riconoscimento dei caratteri dei testi scansionati per creare file modificabili;
  4. Sistemi integrati sviluppati da terzi come gli assistenti digitali.

Su cosa vogliono investire le PMI: ricapitolando

L’obiettivo di tutte le PMI intervistate è quello di velocizzare i flussi di lavoro mediante regole automatizzate che offrono, ad esempio, l’identificazione e l’archiviazione automatica dei documenti scansionati.

Ciò è possibile grazie al Machine Learning e all’intelligenza artificiale che agiscono attraverso il riconoscimento dei caratteri e gli assistenti digitali.

La Custom UI, essenziale per ottimizzare i flussi di lavoro

Brother sviluppa la Custom UI un tool di controllo (in lingua italiana) che permette di personalizzare in modo semplice e veloce il pannello di controllo touchscreen delle stampanti multifunzione e scanner Brother.

Che cosa fa la Custom UI

Migliora il workflow, riduce gli errori e velocizza le procedure di stampa e scansione con la soluzione dedicata alla personalizzazione del pannello touchscreen.

4 Casi studio della Digital Transformation

1.      Efficientamento della Posta con Flusso di lavoro semplificato

Problema: L’esigenza di un’azienda che si occupa di spedizioni postali e corrispondenza era quella di aumentare la velocità operativa.

Soluzione: Grazie all’interfaccia personalizzata di Brother l’azienda è riuscita a pre-configurare un sistema d’invio automatico di documenti digitalizzati, portandola a un incremento di guadagno dovuto a una maggiore efficienza.

2.     Caso Studio: semplificazione e personalizzazione del Flusso di lavoro

Problema: Un ente pubblico aveva l’esigenza di semplificare il flusso di lavoro e migliorare la produttività degli utenti.

Soluzione: Grazie ad una soluzione di facile utilizzo basata sulla Custom UI, è stato possibile elaborare automaticamente qualsiasi documento all’interno del flusso di lavoro in base alle esigenze aziendali.

3.     Caso studio: risparmiare attraverso l’automazione

Problema: L’esigenza di un’azienda di trasporti era di collegare la documentazione della propria logistica col software SAP permettendo la connessione ad ogni documento con uno specifico processo.

Soluzione: Con la Barcode Utility Brother l’azienda ha semplificato il processo arrivando a risparmiare fino a 15000 euro l’anno sui costi della logistica.

4.     Caso studio: efficienza massima in produzione

Problema: Arretrati di lavoro accumulati e perdita di tempo di un’azienda manifatturiera, priva di un sistema efficiente per scansionare le schede di lavoro.

Soluzione: Grazie allo scanner desktop wireless ADS -2800W Brother integrato col software Barcode Utility, il processo è diventato più veloce, preciso ed efficiente.

Risultati che hanno portato l’azienda ad avere un ROI (Ritorno dell’investimento) più rapido, a risparmiare immediatamente due giorni lavorativi al mese e ad avere un flusso di lavoro molto più semplificato.

Cos’ è possibile fare con la Barcode Utility

La Barcode Utility è una tecnologia che consente di:

  • Indirizzare i dati scansionati alle cartelle e ai processi organizzativi pertinenti;
  • Rinominare i file in modo automatico grazie alle informazioni presenti nel barcode;
  • Salvare automaticamente i documenti scansionati in un archivio strutturato.

Come la tecnologia sta modificando il nostro modo di lavorare

Tra le innovazioni più significative connesse al modo di lavorare attuale c’è il riconoscimento dei caratteri. Quest’ultimo consente a stampanti multifunzione e scanner di generare scansioni modificabili e su cui il personale può intervenire in maniera semplice.

In questo modo si riduce la duplicazione delle attività di lavoro aumentando la produttività.

Tra le professioni più sensibili alla tematica quelle del settore sanitario e legale con investimenti pari a circa i due terzi in queste tecnologie e un 56% di tutto il panorama commerciale che prevede di farlo nel prossimo futuro.

Gli attori in gioco nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro: AI e Machine Learning

Tra le tecnologie integrate nel processo di stampa e di ottimizzazione dei flussi di lavoro ci sono l’intelligenza Artificiale (AI) e il Machine Learning.

Sono campi emergenti d’innovazione che supportano direttamente l’identificazione e archiviazione automatica dei documenti scansionati.

Alla base, la tecnologia IFTTT (If This Then That: esecuzioni basate sul verificarsi di condizioni) che permette a tutte le applicazioni di connettersi tra loro automatizzando i processi manuali nelle Aziende.

Il Machine Learning è integrato con gli assistenti digitali, che offrono un aiuto concreto nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro con soluzioni intuitive basate su istruzioni e suggerimenti utili sulle azioni da intraprendere al momento opportuno.

Si tratta di soluzioni che consentono di concentrarsi sulla parte produttiva del lavoro, semplificando e velocizzando i processi e sempre più utilizzate dalle Aziende che vogliono restare al passo coi tempi.

C’era una volta la scansione manuale…

Un ricordo del passato, o quasi, dal momento che, con l’evoluzione dei luoghi di lavoro e i sistemi di stampa intelligente, le aziende all’avanguardia stanno adottando le soluzioni più efficienti per digitalizzare i flussi di lavoro.

Gli aspetti principali della questione sono due: avere a disposizione la tecnologia adatta e personale formato in proposito, che sappia usare correttamente tutte le applicazioni e i dispostivi connessi.

Flussi di Lavoro per il personale da remoto

In media, il 30% del personale impiegato nelle PMI oggi lavora a distanza; un trend che non calerà di molto, dal momento che si stratta di una modalità che ha portato diversi vantaggi: dal risparmio economico alla possibilità per le aziende di assumere talenti che altrimenti sarebbero stati esclusi dal processo selettivo.

Tra i vantaggi, anche meno assenteismo tra i dipendenti e più tempo libero, che sono però compromessi dalla mancanza di soluzioni tecnologiche adatte alla nuova realtà lavorativa.

Si tratta di problematiche che causano la perdita di tempo prezioso, altrimenti impiegato in maniera più produttiva.

A fronte di queste défaillance, in base alle interviste effettuate alle PMI, emerge che parte dei lavoratori si trova costretto a ricorrere a soluzioni alternative per portare a termine il lavoro, mettendo a repentaglio la sicurezza aziendale.

Ecco perché è fondamentale per le Imprese dotarsi di sistemi di stampa, scansione e archiviazione dei dati performanti, consentendo ai propri dipendenti di accedere ai dispositivi di stampa ovunque si trovino e garantendo elevati standard di sicurezza.

Problematiche di stampa al centro dei flussi di lavoro

Come già detto, da non sottovalutare, anzi componente centrale dei flussi di lavoro sono le problematiche inerenti la stampa. Infatti, il 94% delle aziende ha segnalato un impatto negativo sulle attività dell’impresa proprio a causa delle problematiche di stampa e di scansione, soprattutto in riferimento al lavoro a distanza.

8 PMI su 10 dichiarano di avere difficoltà nel collegare i dispositivi personali alle stampanti aziendali, ma non solo.

Il 43% trova difficile effettuare o accedere alle attività di stampa e scansione lontano dall’ufficio, il 40% non riesce a stampare dal proprio dispositivo mobile.

Come risolvere le problematiche di stampa con l’approccio “At your side”

Oggi l’approccio alle problematiche di stampa alla base dei flussi di lavoro, sono supportate con strategie “At your side”, al tuo fianco, come quella del gruppo Brother, con cui Fastbrain Engineering Srl è Certified Commercial Partner.

Una partnership che ci consente di:

  • Aiutare i nostri Clienti a trovare le soluzioni che soddisfano al meglio le loro esigenze;
  • Rivendere nel modo più affidabile possibile i prodotti Brother;
  • Offrire competenza e consulenza su tutti i prodotti e le soluzioni personalizzate.

L’esperienza nella risoluzione delle problematiche dei clienti che vogliono perfezionare il percorso inerente la Digital Transformation, sono il punto di forza da cui partiamo per assistere le PMI con:

Document management cos’è

La premessa è che i processi manuali, assieme alla duplicazione delle attività, come evidenziato dal Report Brother – Savanta, comportano ingenti perdite di tempo per i dipendenti, con un rallentamento dei flussi di lavoro e della redditività aziendale.

Per questo motivo è essenziale risolvere questo aspetto con un sistema di stampa intelligente in grado di automatizzare i processi di stampa, tramite un sistema di document management, offrendo anche da remoto ottime performance in termini di velocità, semplicità e qualità di stampa.

La stampa intelligente per ottimizzare i flussi di lavoro

Un aspetto che è stato ed è ancora sotto i riflettori, in piena pandemia da Covid -19, quello di dotarsi si sistemi di stampa più efficienti e “intelligenti”.

Lo smart working, che ormai non è più una novità ma una modalità comunemente accettata e praticata di lavorare, ha bisogno di tecnologie altrettanto “smart”, intelligenti, ovvero in grado di rendere fluidi ed efficientare i flussi di lavoro; questo è possibile con il riconoscimento ottico dei caratteri e  l’utilizzo di intelligenza artificiale per scansionare e archiviare i documenti.

Oggi le soluzioni di stampa sono connesse al 100% a Internet, lavorando in sinergia con tutti gli attori a disposizione: dalla AI, come detto, al Machine Learning, alla sicurezza dei dati aziendali, a garanzia della sostenibilità del processo e della massimizzazione della produttività, anche questi aspetti importantissimi per far crescere il Business delle PMI che andremo ad approfondire nei prossimi articoli.

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Perché scegliere Fastbrain

Fastbrain Engineering S.r.l. Certified Partner dei principali Player tecnologici, tra cui Brother, Lenovo, Synology, offre soluzioni d’acquisto personalizzate e adatte alle esigenze dei professionisti. Offre, inoltre, assistenza pre e post vendita, noleggio operativo incluso.

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