Come creare etichette funzionali per l’ufficio che cambia

“Il mondo cambia e con lui cambia anche il modo in cui siamo abituati a lavorare.” Brother Italia

Etichette funzionali e intelligenti possono alleggerire il carico mentale e operativo negli Uffici e Studi Professionali, migliorando le dinamiche di lavoro e comunicazione interna ed esterna.

Oltre a facilitare e velocizzare la reperibilità di documenti, archivi e faldoni, risparmiando tempo prezioso, rende più fluida la gestione di pratiche, commesse, logistica, retail e magazzino mediante l’utilizzo di un unico dispositivo modulabile e in grado di interfacciarci con tutte le architetture gestionali.

La premessa fondamentale per raggiungere questi obiettivi è quella di utilizzare un’etichettatrice di elevata qualità, che integri tutte le funzioni necessarie quali velocità di stampa, resistenza, semplicità nell’uso, elevata connettività (Connettività di rete, Wi-Fi, Bluetooth, MFi – Made for iPhone, Airprint) e tecnologie in grado di essere supportate da tutti i dispositivi senza problemi.

Quali caratteristiche tecniche dovrebbe avere un’etichettatrice per uffici

• Trasferimento termico;
• Stampa a due colori per evidenziare titoli e sottotitoli dei faldoni;
• Ottima autonomia dei consumabili;
• Taglierina automatica per velocizzare le operazioni.

Modelli consigliati: serie Brother QL-800

La scelta delle stampanti per etichette può ricadere su modelli della serie QL-800 Brother: perfetti per stampa etichette prodotto, segnaletica, prezzo, indirizzi, organizzazione ufficio, barcode, qrcode, con stampa anche wireless da dispositivi mobili; offrono in dotazione software proprietario di progettazione delle etichette P-Touch con funzioni importazione database.

Qui è possibile leggere la guida generale alle etichettatrici, con informazioni e consigli anche su trasferimento termico e consumabili.

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Come etichettare documenti e faldoni in ufficio? 3 Buone pratiche

• La sintesi prima di tutto: occorre utilizzare non più di quattro parole per etichetta e un carattere leggibile;
• L’intestazione va messa in maiuscolo, per evidenziare di cosa si tratta e a seguire il sottotitolo. Le etichette devono essere leggibili anche da lontano;
• Le etichette andrebbero giustificate al centro, per essere immediatamente catturate nel campo visivo.

Quali specifiche devono avere le etichette per l’Ufficio

• Non solo la segnaletica ma ogni etichetta dovrebbe essere il più possibile chiara e leggibile;
• Lunga durata: preferire etichette con inchiostri resistenti e durevoli;
• Etichette con QR-Code sono importantissime nell’organizzazione dei magazzini e nella logistica e danno un appeal molto professionale;
• Lunghezza personalizzabile in base a cosa etichettare (faldoni, cartelline, cassetti, segnaletica);
• Possibilità di creare e stampare da PC, Tablet o Smartphone;
• Resistenza all’acqua, agenti chimici e luce solare (vale anche per gli interni in base all’esposizione delle etichette alla luce esterna proveniente dalle finestre).

Il nostro consiglio:

Le Etichette P-Touch sono perfette per la lunga durata e per utilizzo in ambienti interni ed esterni.

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Barcode Utility per archiviare automaticamente i documenti

Con l’applicazione Barcode Utility è possibile acquisire, gestire e archiviare i documenti aziendali muniti di codice a barre in modo semplice e veloce. Una soluzione pensata per apportare un importante risparmio di tempo e denaro: infatti, l’archiviazione e la ricerca a posteriori dei documenti avverrà rapidamente. E se il codice a barre non è già presente sul documento, sarà possibile produrlo tramite le stampanti per etichette Brother.

La scelta ideale per chi deve gestire documenti e archivi

• Migliorare l’acquisizione, l’indicizzazione e la sicurezza dei flussi documentali è fondamentale per efficientare il workflow all’interno di un ufficio o di un’azienda. Il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali è la chiave di ogni azienda di successo.
• I servizi di scansione e archiviazione Brother offrono la migliore soluzione per la gestione dei documenti e degli archivi elettronici, con soluzioni personalizzate e di semplice utilizzo.
• Barcode Utility è la soluzione ideale per ottimizzare grandi volumi di scansione e per chi cerca una soluzione software semplice e facilmente integrabile nel flusso di lavoro aziendale.

Fonte: Brother Italia

Le migliori etichettatrici per gli uffici? Parola d’ordine, modularità

Grazie alla semplicità d’uso dei nuovi modelli di etichettatrici è oggi possibile migliorare le dinamiche interne e la funzionalità e gestione dell’ufficio e dello studio professionale.

Dalla piccola spedizione, alla segnaletica Covid, dalla logistica alla gestione del magazzino al riordino di faldoni e documenti indispensabili, le etichettarci possono concretamente cambiare e in meglio la nostra vita lavorativa.

I primi effetti di questo cambiamento saranno il recupero di tempo, grazie al fatto di avere sottomano tutto ciò che serve. Infatti, se da un lato la digitalizzazione documentale con l’archiviazione dei dati ha fissato un vero e proprio traguardo nella gestione dei documenti in età contemporanea, l’etichettatura funzionale rappresenta un’evoluzione nella capacità di gestione generale dell’ufficio.

Dare un nome alle cose per fare ordine funziona

“Nella nostra epoca il mondo intorno a noi è tagliuzzato in frammenti scarsamente coordinati, mentre le nostre vite individuali sono frammentate in una successione di episodi mal collegati fra loro”. Zygmunt Bauman 

Etichettare vuol dire “assegnare un nome strategico” alle cose e anche identificare per richiamare le informazioni cui ci si riferisce (Treccani.it); serve per fare ordine e recuperare in maniera veloce documenti, prodotti e tutto ciò che non può essere archiviato in digitale.

In un’economia integrata è importante avere quello che i sociologhi chiamano “tempo liquido”: la possibilità di spaziare senza problemi e senza inutili sovrastrutture tra l’analogico e il digitale, ad esempio.

La perfetta, fluidità tra il dato informatico e il dato fisico diventa il punto cruciale di una politica di gestione che guarda alla concretezza, alla risoluzione veloce dei problemi: il recupero di qualsiasi informazione, da ogni supporto, fisico o digitale che sia, diventa uno strumento importante in termini di vantaggio competitivo.

L’abusato ma sempre attuale detto “il tempo è denaro” non è mai stato così vero nell’epoca della società liquida; se il concetto poteva assumere un’accezione critica per uno studioso come Zygmunt Bauman, che si è occupato gran parte della sua vita di sociologia del lavoro, interpretandolo, invece, dal punto di vista dell’organizzazione dello spazio lavorativo, questo diventa simbolo di efficienza; ovvero, trovare ciò che serve e presto, quasi immediatamente grazie ad un’organizzazione basata su un’etichettatura precisa, chiara, ben leggibile, dove i percorsi nelle aree comuni sono stabiliti e regolati in maniera esemplare.

L’etichettatura per semplificare i processi

Una buona etichettatura (unita a una governance trasparente) può rendere più semplici e leggibili ambienti complessi come gli uffici amministrativi o commerciali.

Le etichettatrici, in sostanza, contribuiscono a facilitare la comunicazione in ufficio, migliorando le dinamiche di lavoro offrendo una sorta di “gps comportamentale” e un’architettura della scelta (segnaletica di vario genere – distanziamento Covid), fornendo le informazioni utili in maniera immediata e chiara.

“Gli ostacoli alla navigabilità riducono la libertà, anche se le persone conservano la libertà di scelta. L’architettura della scelta, quando è utile, promuove la navigazione semplice.” Cass. R. Sunstein “Sulla Libertà” (Harvard Law School)

Le etichette per migliorare consapevolezza del Brand e identità Aziendale

Dall’ufficio allo studio, è importante che il proprio nome, declinato in termini di Brand sia ben visibile per potervi riconoscere e identificare con i servizi che offrite. Le stampanti di etichette per uffici sono progettate per stampare con chiarezza i loghi che, nell’ottica di personalizzazione della propria attività e mission aziendale, andrebbero collocati su tutte le etichette, comprese quelle dedicate alla segnaletica.

Cosa privilegiare nell’acquisto di un’etichettatrice per Ufficio

Senza alcun dubbio la “modularità”. Infatti, quello che serve è un dispositivo in grado di interfacciarsi con tutti i device a disposizione, dal Pc allo smartphone, per intenderci, e di poter lavorare in ogni ambito, mediante un processo di stampa in grado di produrre diverse tipologie di etichette, adattabili alle esigenze specifiche dell’ufficio e dello studio professionale.

Lo scopo delle etichettatrici per ufficio è pertanto quello di:

• Semplificare le dinamiche di lavoro e interagire con tutti i software e i database, dal magazzino ai gestionali;
• Etichettare le aree dove clienti, ospiti, collaboratori (ad esempio chi arriva per fare un colloquio, un fornitore, un fattorino, ecc.) dovranno attendere;
• Agevolare il flusso di lavoro, con notevole risparmio in termini di tempo e costo sulla formazione del personale su più strumentazioni;
• Risparmiare sui dispositivi avendo a disposizione un unico interlocutore in grado di comunicare con tutti i device.

Leggere chi, cosa, come, quando

La stampante per etichette rivolta ad ambienti professionali e uffici:

• Stampa etichette di qualità, durevoli, anche in rosso e nero e per ogni contesto;
• Dialoga con tutte le tipologie di archivi digitali e database;
• Stampa etichette chiare, visibili a distanza, di ogni formato e per ogni applicazione;
• Stampa con ogni tipo di connessione e da ogni dispositivo (mobile, Pc, tablet).

E soprattutto, favorisce il risparmio economico e di tempo evitando di acquistare più macchinari: un’etichettatrice di buona qualità è in grado di provvedere alle principali esigenze di un ufficio, comprese l’archiviazione analogica, la logistica e il magazzino, integrandosi alla perfezione con la logica dello “smart office”, un ufficio che cambia, modulare, intelligente e fluido.

Quale stampante per etichette scegliere per il Tuo Ufficio?

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